one4all

Krzysztof Puch, Dyrektor Pionu Rozwiązań dla Szkolnictwa Wyższego, Syntea Business Solutions

Prócz kwestii oczywistych, na przykład by jedynym kryterium wyboru nie była cena, przy planowaniu inwestycji w system IT zwróciłbym uwagę na następujące trzy aspekty: nie uzależnić mojej organizacji od jednego wykonawcy, zapewnić sobie wychodzące poza typowe postanowienia umowne ścieżki rezygnacji z projektu, dysponować szczegółową wyceną przedsięwzięcia z uwzględnieniem późniejszego jego utrzymania w czasie.

Aby nie uzależnić się od jednego wykonawcy za bezpieczne uznałbym okoliczności, w których wykonawcą będzie nie producent platformy, na której zbudowany będzie system, ale partner wdrożeniowy producenta. Oczekiwałbym obecności na rynku co najmniej kilku partnerów posiadających autoryzację producenta. W razie potrzeby zmienię wykonawcę, a nie całą koncepcję, co będzie szczególnie istotne na etapie utrzymania systemu, kiedy to zmiana produkcyjnie uruchomionego już systemu na inny będzie wyzwaniem. Z pewnością wymagałbym od wykonawcy zapewnienia dostępu do kodu źródłowego i prawa do jego modyfikacji. Oczekiwałbym, że kod źródłowy będzie przechowywany w systemie, a sam system będzie jednocześnie środowiskiem programistycznym, by zmianę logiki działania systemu w efekcie modyfikacji lub rozbudowy kodu źródłowego uzyskać bez zbędnych czynności. W razie problemów z wykonawcą moje trudności ograniczą się praktycznie do pozyskania podstawowych kompetencji, które będę w stanie pozyskać z rynku lub relatywnie szybko zbudować we własnej organizacji. Zbadałbym otoczenie szkoleniowe w kontekście platformy oferowanego systemu. Spodziewałbym się istnienia na rynku co najmniej kliku niezależnych ośrodków szkoleniowych, tak by osoby biorące udział w projekcie po stronie mojej organizacji miały możliwość pozyskania wiedzy niezależnej od kompetencji wykonawcy. Chciałbym mieć zdolność stosowania w praktyce zasady, że owszem trzeba ufać, ale jednocześnie kontrolować.

Po drugie zapewniłbym sobie prawo do subiektywnej decyzji o kontynuacji projektu w jego istotnych punktach, na przykład w momencie zakończenia analizy przedwdrożeniowej. Wystarczająco precyzyjnie ocenię wykonawcę przez pryzmat jakości produktów analizy. Mając na względzie powyższe, koniecznie pochyliłbym się  nad korzystnymi dla mnie proporcjami między wartością usług analizy a ceną etapów pozostałych oraz zadbałbym, aby wymagania wobec jakości i zakresu analizy przedwdrożeniowej były na poziomie odpowiednim dla kontynuacji projektu przez innego wykonawcę.

I na koniec cena. W ofercie wykonawcy oczekiwałbym szczegółowej informacji o cenach usług, towarów lub licencji składających się na jego wynagrodzenie. Nawet jeśli kontrakt jest rodzaju „stała cena”, to chciałbym znać wartości usług poszczególnych faz wchodzących w skład etapów, jednostkowe ceny osobodniówek konsultantów, szkoleń, rocznych kosztów utrzymania systemu z podziałem na pozycje zakresu tego utrzymania. Powyższe z jednej strony pozwoli mi kontrolować finansowe aspekty zarządzania zmianą w projekcie, a z drugiej to dobry materiał do negocjacji z innym wykonawcą.